Przejdź do głównej treści
Rozwiązania

Ewidencja majątku IT

Kto korzysta z danego komputera, gdzie się znajduje, do kiedy ma gwarancję i kiedy był naprawiany. MagikINFO daje szybki dostęp do tych informacji bez szukania w arkuszach. Dane są zbierane automatycznie, zawsze aktualne i dostępne wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Wypróbuj DEMO
Oblicz cenę
Ewidencja to filar bezpiecznej firmy

Dlaczego warto mieć porządek w majątku

W wielu firmach informacje o majątku IT są rozproszone w kilku miejscach: w głowie administratora, w arkuszach i w systemie księgowym, gdzie znajdziesz cenę zakupu, ale zwykle brakuje szczegółów technicznych. W takiej sytuacji łatwo o chaos.

Braku dobrej ewidencji często nie czuć na co dzień. Problem pojawia się podczas audytu, szkody ubezpieczeniowej, wymiany laptopów, gdy trzeba sprawdzić, które urządzenia są jeszcze na gwarancji, albo przy odejściu pracownika, kiedy trzeba ustalić, co powinien zwrócić.

Kolejny arkusz tego nie naprawi. Pomoże jedynie solidna ewidencja, która automatycznie jest zasilana aktualnymi danymi ze stacji w sieci i pozwala dostarczyć to, czego pobrać się nie da: telefony, karty SIM, meble, tonery.

Ewidencja komputerów aktualizuje się przy każdym audycie stacji. Zmiana pamięci, dysku czy zainstalowanej aplikacji trafia do bazy bez udziału człowieka wraz z informacją, kiedy nastąpiła.

Nasze podejście

Jedno źródło prawdy o Twoim majątku

Agent MagikINFO skanuje stacje i zapisuje pełną konfigurację: procesor, pamięć, dyski, karty, podłączone monitory, numery seryjne najważniejszych komponentów, a do tego zainstalowane oprogramowanie. Wyniki lądują w centralnej bazie MS SQL. Niczego nie przepisujesz ręcznie.

Na podstawie automatycznie zebranych danych tworzysz ewidencję dopasowaną do swoich potrzeb. Możesz definiować własne kategorie majątku, lokalizacje, działy, osoby odpowiedzialne, dokumenty, gwarancje oraz dodatkowe pola. Przy każdym urządzeniu widzisz jego pełną historię, kiedy trafiło do ewidencji, gdzie się znajdowało i komu było przypisane.

Do tego dochodzi majątek, którego żaden skaner nie wykryje, na przykład telefony, karty SIM, meble czy akcesoria. W jednym systemie możesz więc ewidencjonować zarówno laptopy, jak i krzesła biurowe. To pełna baza majątku, a nie tylko skaner komputerów.

Ewidencję uzupełnia prosty moduł Materiałów eksploatacyjnych. Definiujesz tonery, papier, kable i inne często zużywane produkty. Wprowadzasz stany magazynowe i kontrolujesz zużycie oraz uzupełnienia. Na pytanie, ile czego jest na stanie, odpowiadasz w kilka sekund.

Co obejmuje rozwiązanie

  • Automatyczny audyt sprzętu
    Wykrycie pełnej konfiguracji każdej stacji — procesor, pamięć, dyski, peryferia — bez ręcznej pracy.
  • Ewidencja oprogramowania
    Przegląd zainstalowanych aplikacji i ich wersji w całej organizacji.
  • Własne kategorie i pola
    Dostosuj ewidencję do swoich procesów — działy, lokalizacje, osoby odpowiedzialne, dokumenty.
  • Historia i dokumenty
    Przy każdym urządzeniu widzisz całą historię od zakupu po wycofanie. Do tego wszytkie dokumenty.
  • Moduł materiałów eksploatacyjnych
    Utrzymujesz porządek na magazynach. Wydajesz/przyjmujesz tonery, papier, kable, itp.
  • Majątek nieelektroniczny
    Dopisanie mebli, telefonów i akcesoriów dla pełnego obrazu.
Funkcje

Co oferuje ewidencja w MagikINFO

Kody kreskowe i ich druk

Zaprojektuj i wygeneruj kody kreskowe według swoich potrzeb, przypisz je do majątku automatycznie lub ręcznie i drukuj wprost na etykiety. Zaczniesz od zera lub wykorzystasz istniejące naklejki.

Inwentaryzacja aplikacją mobilną

Aplikacja MagikINFO Inventory na Androida skanuje kody i zapisuje wynik wprost do bazy. Nieznaną pozycję możesz od razu wprowadzić jako nowy majątek.

Inwentaryzacja online w portalu WWW

Zakładasz inwentaryzację z terminem, a użytkownicy po zalogowaniu do portalu widzą listę powierzonego sprzętu i potwierdzają ją, zgłaszają zastrzeżenia albo odrzucają.

Zestawienia, protokoły i przekazania

Protokoły masz w każdej fazie cyklu — przyjęcie do użytku, przekazania i wycofanie. Wyświetlisz i wydrukujesz je dla pojedynczego majątku i kompletnie dla użytkownika.

Dynamiczne widoki drzewa

Przegląd majątku dostosujesz: tabela z bogatym filtrowaniem lub struktura drzewa od lokalizacji przez jednostki organizacyjne i użytkowników aż po majątek.Zapisujesz ustawienia do profilu.

Własne klasy, typy i właściwości

Ustaw własne klasy, typy i właściwości majątku, aby ewidencja dokładnie pasowała do Twoich potrzeb — łącznie z filtrowaniem, sortowaniem i grupowaniem pól.

Role i uprawnienia

Uprawnienia możesz ustawić tak, by serwisanci widzieli tylko przypisane do nich pozycje — oddzielisz w ten sposób np. zarządzanie komputerami od telefonów komórkowych.

Naprawy, konserwacja i przeglądy

Ewidencjonuj każdą naprawę (gwarancyjną i pogwarancyjną) i ustaw regularne przeglądy lub certyfikacje z wyprzedzającym powiadomieniem, np. e-mailem.

Import i synchronizacja z AD

Majątek zaimportujesz z pliku i wyeksportujesz do formatów od wielu formatów (xls, csv, pdf, xml, itp). Osoby i komputery synchronizujesz z Active Directory, więc lista użytkowników nie rozjeżdża się z rzeczywistością.

Przebieg

Jak to działa w praktyce

Pierwszy przegląd sprzętu i oprogramowania masz w dniu instalacji agentów. Reszta to dopasowanie ewidencji do tego, jak firma naprawdę działa.

1

Pierwszy audyt

agenci trafiają na stacje przez MSI, GPO lub Centrum Sterowania siecią i zwracają pierwszy spis sprzętu oraz oprogramowania.

2

Ustawienie ewidencji

uzupełniamy kategorie, działy i własne pola według tego, jak działa firma.

3

Uzupełnienie kontekstu

powiązujemy dokumenty, gwarancje i osoby odpowiedzialne, dodajemy pozostały majątek.

4

Bieżąca praca

komputery aktualizują się przy każdym audycie, a Ty zajmujesz się już tylko zmianami i raportami.

Korzyści

Co zyskujesz z MagikINFO

Natychmiastowy przegląd

Wiesz, co masz, gdzie to jest i do kogo należy, bez żmudnego szukania.

Gotowe materiały

Zestawienie do audytu, ubezpieczyciela czy inwentaryzacji przygotujesz w kilka kliknięć.

Niższe koszty

Koszty obniżysz lepszym wykorzystaniem posiadanego sprzętu i planowaniem wymian.

Mniej strat

Protokół przekazania podpisany przez użytkownika kończy dyskusje o tym, kto co ma.

Dane zamiast domysłów

O zakupach i budżecie IT decydujesz na podstawie danych, a nie domysłów.

Gotowość na rozwój

Ewidencja rośnie razem z firmą i nie zależy od pamięci jednej osoby.
Moduł

Ewidencja majątku IT jest częścią modułu

→ MagikAUDIT
FAQ

Najczęstsze pytania

Czy musimy wprowadzać dane ręcznie?

Tak i nie. Komputery oraz podłączone do nich monitory zbierane są automatycznie na podłączonych stacjach. Z sieci można wczytać do majątku również niektóre typy drukarek czy urządzeń sieciowych. Resztę możesz zaimportować z pliku, lub dopisać ręcznie.

Czy obejmie też majątek spoza sieci?

Tak. Poza automatycznie pobranymi danymi możesz ewidencjonować dowolny inny majątek i akcesoria. Do dyspozycji masz własne klasy i typy.

Czy MagikINFO potrafi generować protokoły przekazania?

Tak. W MagikINFO dostępne są szablony raportów, w tym różne typy protokołów, które są do wykorzystania od razu, ale można je dostosowywać. Poza protokołami drukowanymi do przekazania majątku można wykorzystać także protokół online w środowisku webowym MagikINFO portal.

Jak często aktualizuje się ewidencja?

Przy komputerach — podczas każdego audytu stacji. Zmiany konfiguracji i oprogramowania zapisują się w ewidencji automatycznie, więc dane są stale aktualne. W przypadku pozostałego majątku zależy od Ciebie, jak aktualną ewidencję będziesz utrzymywać.

Jakie zmiany majątku są ewidencjonowane?

Ewidencjonowane mogą być zdarzenia typu zakup, przeniesienie, wypożyczenie, przyjęcie, wycofanie, naprawy itp. Częścią jest oczywiście również szczegółowa historia majątku. Do każdego składnika majątku dostępny jest ponadto zestaw pól — to od Ciebie zależy, co wszystko chcesz ewidencjonować.

Czy ewidencję można powiązać z księgowością?

Dane eksportujesz do xls, csv czy xml i wczytujesz do systemu księgowego. MagikINFO pozostaje źródłem informacji o stanie fizycznym i technicznym: gdzie sprzęt jest, kto go używa, co się z nim działo.

Czy musimy kupować czytniki kodów kreskowych?

Nie. Do inwentaryzacji wystarczy telefon z Androidem i aplikacja MagikINFO Inventory — aparat działa jak czytnik. Terminal z czytnikiem jest opcją, nie warunkiem. Sam decydujesz też, czy w ogóle wprowadzasz kody kreskowe.

Jak przeniesiemy istniejącą ewidencję z Excela?

Dane zaimportujesz z pliku (dowolna struktura) a użytkowników zsynchronizujesz z Active Directory.

Czy system ostrzeże o kończących się gwarancjach i przeglądach?

Tak. Ustawisz pilnowanie gwarancji, wsparcia, licencji oraz regularne przeglądy z wyprzedzającym powiadomieniem e-mailem.

Chcesz zobaczyć ewidencję na swoich danych?

Pokażemy MagikINFO na wersji DEMO albo na Twoim sprzęcie. Napisz — odezwiemy się po polsku.

Zamów prezentację
Dziękujemy!Odezwiemy się najszybciej jak to możliwe.