Przejdź do głównej treści
Rozwiązania

Ewidencja majątku IT

Przejrzysta ewidencja (nie tylko) majątku IT. W każdej chwili masz pod ręką informacje o tym, kto używa danego sprzętu, w jakim jest stanie i gdzie się znajduje — przegląd sprzętu powierzonego użytkownikowi, listę dla działu oraz historię napraw i przeglądów.

Wypróbuj DEMO
Oblicz cenę
Dlaczego warto to rozwiązać

Gdzie ginie przegląd majątku

W większości firm ewidencja IT żyje jednocześnie w trzech niespójnych światach: w głowie jednego doświadczonego administratora, w kilku arkuszach Excela i w systemie księgowym, który zna cenę zakupu, ale nie to, gdzie sprzęt fizycznie się znajduje. Gdy firma urośnie albo kluczowa osoba odejdzie, przegląd się rozpada.

Brak ewidencji nie przypomina o sobie codziennie — przypomni w najmniej odpowiednim momencie: przy audycie, przy szkodzie ubezpieczeniowej, przy wymianie laptopów, gdy nikt nie wie, które sztuki są jeszcze na gwarancji, albo gdy trzeba ustalić, czy odchodzący pracownik zwrócił cały sprzęt.

Rozwiązaniem nie jest kolejny arkusz, który ktoś będzie ręcznie uzupełniał. Rozwiązaniem jest ewidencja, która wypełnia się i aktualizuje sama — z rzeczywistego stanu sieci — a zarazem pozwala dopisać to, czego nie da się pobrać automatycznie (meble, telefony, tonery, akcesoria).

„Brak przeglądu majątku IT jest kosztowny dokładnie w chwili, gdy najmniej możesz sobie na to pozwolić.”

Nasze podejście

Jedno źródło prawdy o twoim majątku

MagikINFO automatycznie przeszukuje sieć, na każdej stacji wykrywa konfigurację sprzętu i zainstalowane oprogramowanie, a wyniki zapisuje w centralnej ewidencji. Nie musisz nic ręcznie przepisywać — dane zbierają się same i przy każdej zmianie się aktualizują.

Na automatycznie zebranych danych budujemy ewidencję, którą dostosujesz do siebie: własne kategorie majątku, lokalizacje, działy, osoby odpowiedzialne, dokumenty, gwarancje i dowolne własne pola. Przy każdym urządzeniu widzisz jego historię — kiedy przybyło, gdzie było, komu zostało przypisane.

Częścią jest też ewidencja majątku nieelektronicznego i akcesoriów, więc w jednym systemie masz laptopy i krzesła biurowe. To czyni z MagikINFO pełnoprawną bazę majątku (CMDB), a nie tylko skaner komputerów.

Co obejmuje rozwiązanie

  • Automatyczny audyt sprzętu
    Wykrycie pełnej konfiguracji każdej stacji — procesor, pamięć, dyski, peryferia — bez ręcznej pracy.
  • Ewidencja oprogramowania
    Przegląd zainstalowanych aplikacji i ich wersji w całej organizacji.
  • Własne kategorie i pola
    Dostosuj ewidencję do swoich procesów — działy, lokalizacje, osoby odpowiedzialne, dokumenty.
  • Historia i cykl życia
    Przy każdym urządzeniu widzisz całą historię od zakupu po wycofanie.
  • Dokumenty i gwarancje
    Powiązanie faktur, dowodów dostawy i okresów gwarancji bezpośrednio z majątkiem.
  • Majątek nieelektroniczny
    Dopisanie mebli, telefonów i akcesoriów dla pełnego obrazu.
Funkcje

Co potrafi ewidencja

Kody kreskowe i ich druk

Zaprojektuj i wygeneruj kody kreskowe według swoich potrzeb, przypisz je majątkowi automatycznie lub ręcznie i drukuj wprost na etykiety. Zaczniesz od zera lub wykorzystasz istniejące naklejki.

Inwentaryzacja aplikacją mobilną

Regularne inwentaryzacje przeprowadzasz terminalem lub telefonem z aparatem — wystarczy naszą aplikacją na Androida zeskanować kody kreskowe majątku.

Inwentaryzacja online w portalu WWW

Każdy użytkownik widzi w portalu WWW swój powierzony majątek i na żądanie potwierdzi go lub odrzuci, jeśli już nim nie dysponuje.

Zestawienia, protokoły i przekazania

Protokoły masz w każdej fazie cyklu — przyjęcie do użytku, przekazania i wycofanie. Wyświetlisz i wydrukujesz je dla pojedynczego majątku i kompletnie dla użytkownika.

Struktura w tabeli i drzewie

Przegląd majątku dostosujesz: tabela z bogatym filtrowaniem lub struktura drzewa od lokalizacji przez jednostki organizacyjne i użytkowników aż po majątek.

Własne klasy, typy i właściwości

Ustaw własne klasy, typy i właściwości majątku, aby ewidencja dokładnie pasowała do twoich potrzeb — łącznie z filtrowaniem, sortowaniem i grupowaniem pól.

Role i uprawnienia

Zarządcę majątku wskażesz geograficznie (lokalizacja, jednostka organizacyjna) lub według typu majątku — oddzielisz w ten sposób np. zarządzanie komputerami od telefonów komórkowych.

Naprawy, konserwacja i przeglądy

Ewidencjonuj każdą naprawę (gwarancyjną i pogwarancyjną) i ustaw regularne przeglądy lub certyfikacje z wyprzedzającym powiadomieniem, np. e-mailem.

Import i synchronizacja z AD

Majątek zaimportujesz z istniejącej ewidencji (xls, csv, sql) i wyeksportujesz do różnych formatów. Użytkowników zsynchronizujesz z Active Directory.

Przebieg

Jak to działa w praktyce

Wdrożenie to nie rewolucja ani miesiące przygotowań. Postępujemy w jasnych krokach, a system przynosi wartość praktycznie od razu.

1

Mapowanie stanu

uruchamiamy audyt sieci i w chwilę masz pierwszy przegląd rzeczywistego sprzętu i oprogramowania.

2

Ustawienie ewidencji

uzupełniamy kategorie, działy i własne pola według tego, jak działa firma.

3

Uzupełnienie kontekstu

powiązujemy dokumenty, gwarancje i osoby odpowiedzialne, dopisujemy majątek spoza sieci.

4

Bieżąca praca

ewidencja dalej aktualizuje się sama, a ty tylko korzystasz z raportów i zajmujesz się zmianami.

Korzyści

Co zyskujesz z MagikINFO

Natychmiastowy przegląd

Wiesz, co masz, gdzie to jest i do kogo należy, bez żmudnego szukania.

Materiały do audytu i szkód ubezpieczeniowych

Materiały do audytu i szkód ubezpieczeniowych przygotujesz w kilka kliknięć.

Niższe koszty

Koszty obniżysz lepszym wykorzystaniem posiadanego sprzętu i planowaniem wymian.

Mniej strat

Jasna odpowiedzialność za powierzony sprzęt ogranicza „tajemnicze” znikanie techniki.

Dane zamiast domysłów

O zakupach i budżecie IT decydujesz na podstawie danych, a nie domysłów.

Gotowość na rozwój

Ewidencja skaluje się z firmą i nie zależy od pamięci jednej osoby.
Moduł

Ewidencja majątku IT jest częścią modułu

→ MagikAUDIT
FAQ

Najczęstsze pytania

Czy musimy wprowadzać dane ręcznie?

Tak i nie. Komputery oraz podłączone do nich monitory zbierane są automatycznie na podłączonych stacjach. Z sieci można wczytać do majątku również niektóre typy drukarek czy urządzeń sieciowych. Ręcznie uzupełniasz na przykład telefony komórkowe, karty SIM i różne inne urządzenia.

Czy obejmie też majątek spoza sieci?

Tak. Poza automatycznie pobranymi komputerami możesz ewidencjonować dowolny inny majątek i akcesoria, w tym własne kategorie i pola.

Czy MagikINFO potrafi generować protokoły przekazania?

Tak. W MagikINFO dostępne są szablony zestawień, w tym różne typy protokołów, które można dostosowywać (np. do kultury firmy). Poza protokołami drukowanymi do przekazania majątku można wykorzystać także protokół online w środowisku webowym MagikINFO portal.

Jak często aktualizuje się ewidencja?

Przy komputerach — podczas każdego audytu stacji. Zmiany konfiguracji i oprogramowania zapisują się w ewidencji automatycznie, więc dane są stale aktualne. W przypadku pozostałego majątku zależy od Ciebie, jak aktualną ewidencję będziesz utrzymywać.

Jakie zmiany majątku są ewidencjonowane?

Ewidencjonowane mogą być zdarzenia typu zakup, przeniesienie, wypożyczenie, przyjęcie, wycofanie, naprawy itp. Częścią jest oczywiście również szczegółowa historia majątku. Do każdego składnika majątku dostępny jest ponadto zestaw pól — to od Ciebie zależy, co wszystko chcesz ewidencjonować.

Czy ewidencję można powiązać z księgowością?

Dane można eksportować i łączyć z innymi systemami; ewidencja służy jako wiarygodne źródło informacji o fizycznym i technicznym stanie majątku.

Czy musimy kupować czytniki kodów kreskowych?

Nie. Do inwentaryzacji wystarczy zwykły telefon z aparatem i nasza aplikacja na Androida — specjalny terminal jest tylko opcjonalny. Podobnie od Ciebie zależy, czy będziesz ewidencjonować majątek wraz z kodami kreskowymi, czy wystarczy Ci ewidencja bez tej funkcjonalności.

Jak przeniesiemy istniejącą ewidencję z Excela?

Dane zaimportujesz wbudowanymi narzędziami z formatów xls, csv lub sql, a użytkowników zsynchronizujesz z Active Directory.

Czy system ostrzeże o kończących się gwarancjach i przeglądach?

Tak. Ustawisz pilnowanie gwarancji oraz regularne przeglądy i certyfikacje z wyprzedzającym powiadomieniem e-mailem.

Zainteresowało Cię rozwiązanie Ewidencja majątku IT?

Chcesz dowiedzieć się więcej, czy zobaczyć pokaz — wersję DEMO albo na własnych danych? Napisz do nas e-mail, a chętnie się odezwiemy.

Objednat ukázku
Dziękujemy!Odezwiemy się najszybciej jak to możliwe.