Profil: firma produkcyjno-handlowa, 300 komputerów i około 800 innych ewidencjonowanych urządzeń, trzy lokalizacje, czteroosobowy zespół IT.
Sytuacja wyjściowa
Ewidencję IT prowadziliśmy latami w arkuszach. Problemem było w ogóle utrzymać ewidencję, do tego księgowa miała swoją, tylko według numerów inwentarzowych — a rzeczywistość była jeszcze inna, i tak się nie zgadzało. Przy 300 komputerach i kolejnych około 800 urządzeniach (monitory, drukarki, telefony IP, czytniki, switche, telefony służbowe) po prostu nie dało się tego utrzymać. Najgorsza była inwentaryzacja fizyczna oraz jakakolwiek wzmianka o audycie oprogramowania. Jedno i drugie oznaczało dni szukania i dziś już zbędną pracę.
Wdrożenie
Na MagikAUDIT zdecydowaliśmy się już przed laty z kilku powodów. Oferował automatyczne zbieranie danych, mnóstwo możliwości w ramach ewidencji, tworzenie własnych protokołów itp. Wdrożenie było szybsze, niż się spodziewałem — w ciągu kilku dni mieliśmy kompletny obraz sprzętu i zainstalowanego oprogramowania na wszystkich stacjach, bez ręcznego przepisywania. Drugim krokiem było dopisanie majątku, którego z sieci nie pobierzesz — peryferia, telefony, drobna technika — i oznaczenie go kodami kreskowymi. Ustawiliśmy własne kategorie i działy dokładnie według tego, jak działa firma. Całość zajęła kilka tygodni, od tego czasu ewidencja wypełnia się i aktualizuje „sama”.
Korzyści
- Inwentaryzacja z tygodnia na półtora dnia. Wcześniej obchodziliśmy oddziały z drukowanymi listami, a potem wszystko przepisywaliśmy. Teraz przechodzimy pomieszczenia z czytnikiem, system od razu zgłasza, czego brakuje i co jest gdzie indziej, a protokół powstaje sam. Po raz pierwszy od dawna ewidencja naprawdę odpowiada rzeczywistości.
- Oszczędność na licencjach. Porównanie zainstalowanego oprogramowania z tym, co mamy kupione, ujawniło dziesiątki niewykorzystanych instalacji. Zamiast kupować nowe licencje, przenieśliśmy je.
- Spokój przy audycie. Materiały o sprzęcie i licencjach mamy zawsze pod ręką — przygotuję je w kilka minut, a nie w kilka dni.
- Porządek i odpowiedzialność. Przy każdym urządzeniu widzę jego historię, gwarancję i komu jest przypisane. Gdy pracownik odchodzi, dokładnie wiem, co ma zwrócić — „tajemnicze” znikanie techniki praktycznie ustało.
- Planowanie wymian. Dzięki ewidencji gwarancji i wieku urządzeń kupujemy z wyprzedzeniem, a nie na ostatnią chwilę.
Wynik
Nie spodziewałem się cudów, spodziewałem się porządku — i ten dostaliśmy. Dziś ewidencja IT to coś, na czym polegam ja i zarząd. Gdy ktoś mnie zapyta, ile czego mamy i w jakim stanie, odpowiem w chwilę i z pewnością, że się zgadza. Gdybym miał podsumować MagikAUDIT jednym zdaniem: w końcu nie prowadzimy ewidencji dlatego, że trzeba, ale dlatego, że realnie nam pomaga.
— Rostislav Cichra, kierownik IT, MINERVA BOSKOVICE, a.s.
