Profil: firma z 250 komputerami i taką samą liczbą użytkowników, głównie praca administracyjna, własny druk.
Sytuacja wyjściowa
O tym, jak wykorzystuje się u nas IT i czas pracy, wiedzieliśmy niewiele. Rosły też koszty druku i nikt nie potrafił powiedzieć dlaczego. Jednocześnie chcieliśmy mieć pod kontrolą bezpieczeństwo, zwłaszcza z perspektywy zachowań użytkowników. Byliśmy świadomi, że monitoring to temat wrażliwy — nie chcieliśmy „szpiegować ludzi”, chcieliśmy przeglądu i podstaw do decyzji.
Wdrożenie
MagikMONITOR wdrożyliśmy przejrzyście: pracowników poinformowaliśmy w formie zarządzenia, ustawiliśmy jasne zasady i zakres. Śledzimy wykorzystanie aplikacji i internetu, druk oraz pracę z USB i magazynami — wszystko w formie zagregowanej. Celem nie było pilnowanie jednostek, lecz dostrzeżenie wzorców i wykrycie marnotrawstwa. Wpływ na konkretne jednostki występuje tylko w skrajnych przypadkach, gdy produktywność jest bliska zeru lub istnieje podejrzenie wycieku danych.
Korzyści
- Rzeczywiste wykorzystanie aplikacji i licencji. Widzimy, co jest naprawdę używane — a co nie. Pomogło nam to też przy decyzjach o zakupie i przeniesieniu licencji.
- Uczciwa i poparta danymi ocena. Zamiast wrażeń mamy dane. Dzięki przejrzystemu wdrożeniu pracownicy odbierają to jako uczciwe.
- Ochrona danych. Przegląd podłączonych urządzeń USB i pracy z plikami zmniejszył ryzyko wycieku wrażliwych danych.
- Niższe koszty druku. Po wykryciu zbędnych wydruków i ustawieniu zasad zużycie spadło nam o ponad jedną trzecią.
- Materiały dla zarządu. Przejrzyste raporty pokazują, gdzie tracony jest czas i pieniądze — i dają podstawę do konkretnych działań.
Wynik
Przestaliśmy spierać się o produktywność i koszty, a zaczęliśmy decydować na podstawie danych. Najcenniejsze jest to, że przegląd zyskaliśmy, nie pogarszając atmosfery — przeciwnie, jasne zasady i uczciwą ocenę ludzie przyjęli lepiej niż wcześniejsze domysły.
— kierownik IT, [Imię i firmę celowo pomijamy ze względu na wrażliwość danych]
